Contraloría Manda: La Digitalización Obligatoria del Control de Asistencia en el Sector Público Chileno

La Contraloría General de la República ha dado un paso decisivo hacia la modernización de la gestión de recursos humanos en el sector público chileno. Esta medida no solo busca optimizar los procesos, sino también asegurar la transparencia y el correcto uso de los fondos públicos. En Genera, entendemos la importancia de esta transformación y estamos listos para ser tu aliado estratégico en este camino.

El Mandato de la Contraloría: ¿Qué Implica Realmente?

El reciente oficio de la Contraloría General de la República es claro y contundente: todas las instituciones públicas en Chile, desde ministerios y subsecretarías hasta municipios y servicios descentralizados, deben implementar mecanismos electrónicos para controlar la asistencia de sus empleados.

¿Por qué este cambio? La Contraloría advierte que la tecnología actual ofrece herramientas que superan las limitaciones de los registros manuales de asistencias, ya que otorgan un grado de certeza y confiabilidad de que estos carecen. En otras palabras, los libros de asistencia y otras formas de registro análogas basadas en papel ya no son consideradas un mecanismo idóneo, eficaz, eficiente ni aceptable para justificar el uso de los fondos públicos asociados a la asistencia del personal. 

Mecanismos Electrónicos Idóneos: Las Opciones que la Contraloría Respalda

La Contraloría no solo exige la digitalización, sino que también señala las herramientas tecnológicas que considera válidas para este fin. Esto incluye una variedad de opciones que garantizan confiabilidad y precisión:

• Tarjetas electrónicas de acceso: Sistemas que registran la entrada y salida mediante tarjetas personalizadas.
• Sistemas biométricos: Tecnologías avanzadas como la impresión de huella digital o el reconocimiento facial, que ofrecen un alto nivel de seguridad y certeza.
• Softwares en línea: Soluciones basadas en la nube que permiten el registro y la gestión de asistencia de forma remota y centralizada.
• Aplicaciones móviles: Apps diseñadas para que los empleados registren su asistencia desde sus dispositivos, ideales para personal en terreno o con flexibilidad horaria.
• Otros sistemas automatizados de similar naturaleza: Cualquier tecnología que proporcione un control fiable y en tiempo real.

Estos mecanismos deben ser capaces de entregar la confiabilidad necesaria para el control que las jefaturas de servicio deben efectuar, adaptándose a la naturaleza de la función, el lugar de desempeño y la actividad de cada servidor público.

Plazos y Procedimientos: Lo que las Entidades Públicas Deben Saber

La implementación de estos sistemas no es opcional, y los plazos establecidos son claros:

• Las instituciones públicas tienen un plazo de 20 días hábiles para informar a la Contraloría sobre la implementación de estos sistemas tecnológicos. Esto se debe realizar a través de la Ventanilla Única del sistema SIAD (Sistema de Inspección de Acciones Derivadas).
• Si tu entidad aún no cuenta con estos sistemas, deberá enviar un cronograma de implementación. Este cronograma no podrá extenderse más allá del primer semestre de 2026, a menos que existan justificaciones debidamente fundamentadas, como la falta de presupuesto.

Además, la normativa considera casos excepcionales donde se podría aplicar un sistema distinto para determinados funcionarios dentro de un mismo organismo. Sin embargo, es crucial que esta excepción no se base únicamente en la jerarquía del cargo, para no vulnerar el principio de igualdad ante la ley.

¿Por qué la Digitalización del Control de Asistencia es crucial para las Entidades Públicas?

Más allá del cumplimiento normativo, la digitalización del control de asistencia trae consigo una serie de beneficios invaluables para cualquier entidad pública:

• Cumplimiento Normativo y Fiscalización: Asegurando que la institución esté alineada con las exigencias de la Contraloría, evitando sanciones y observaciones.
• Eficiencia Operativa: Automatización de procesos que antes consumían tiempo y recursos, liberando al personal de RRHH para tareas más estratégicas.
• Reducción de Errores y Fraudes: Los sistemas electrónicos minimizan el margen de error humano y dificultan prácticas irregulares.
• Datos Precisos para la Toma de Decisiones: Información en tiempo real sobre la asistencia, horas extras, ausencias, etc., fundamental para la planificación de personal y la optimización de recursos.
• Modernización de la Imagen Institucional: Demuestra un compromiso con la innovación y la gestión eficiente.
• Mejora de la Experiencia del Empleado: Ofrece métodos de registro más cómodos y rápidos para el personal.

Genera: Tu Aliado Estratégico para la Nueva Era del Control de Asistencia

En Genera, hemos desarrollado soluciones de control de asistencia robustas, adaptables y certificadas por la Resolución Exenta N°38 de la Dirección del Trabajo, diseñadas específicamente para cumplir con las exigencias de la Contraloría y las necesidades del sector público. 

Nuestro software se integra fácilmente con sistemas biométricos de reconocimiento facial y huella digital, tarjetas electrónicas, y ofrece aplicaciones móviles para un registro flexible.

Te ayudamos a:

• Asegurar el cumplimiento con la nueva normativa de la Contraloría.
• Optimizar la gestión de asistencia de los empleados públicos incluso de forma remota (asistencia de empleados en terreno).
• Obtener datos precisos y en tiempo real para una mejor gestión de RR.HH.

La digitalización del control de asistencia es un paso ineludible hacia un sector público más eficiente, transparente y moderno.

¿Está su institución preparada para esta modernización? Contáctanos hoy mismo y descubre cómo Genera puede transformar la gestión de asistencia, asegurando el cumplimiento y la eficiencia que su institución necesita.

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Fuentes:

Silva, M. (2025, 22 de julio). Contraloría mandata a entidades públicas implementar mecanismos electrónicos para controlar asistencia. Emol. Recuperado de: https://www.emol.com/noticias/Nacional/2025/07/22/1172897/contraloria-sistemas-electronicos-asistencia-funcionarios.html

Martínez, R., & Estrada, M. (2025, 22 de julio). Adiós a registros en papel: Contraloría obliga la implementación de mecanismos electrónicos para controlar la asistencia de empleados públicos. La Tercera. Recuperado de: https://www.latercera.com/nacional/noticia/adios-a-registros-en-papel-contraloria-obliga-la-implementacion-de-mecanismos-electronicos-para-controlar-la-asistencia-de-empleados-publicos/

Equipo Antofagasta TV. (2025, 22 de julio). Contraloría ordena fin de libros de asistencia en papel en el Estado. Antofagasta TV. Recuperado de: https://www.antofagasta.tv/categoria/nacional/contraloria-ordena-libros-asistencia-papel