Los atrasos reiterados, las ausencias injustificadas, el incumplimiento de procedimientos internos o determinadas conductas inapropiadas pueden afectar el funcionamiento de una organización. Frente a estas situaciones, las empresas pueden aplicar medidas disciplinarias, siempre que actúen de manera objetiva, proporcional y conforme a su Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Una de estas medidas es la carta de amonestación laboral, un documento mediante el cual el empleador comunica formalmente a un trabajador una conducta o incumplimiento y solicita que la situación sea corregida.
Sin embargo, una carta mal redactada, basada en antecedentes insuficientes o aplicada sin respetar el procedimiento interno puede generar conflictos laborales y debilitar la posición de la empresa ante una eventual reclamación.
¿Qué es una carta de amonestación laboral?
La carta de amonestación laboral es una comunicación escrita mediante la cual el empleador informa a un trabajador que una conducta determinada constituye una infracción a las obligaciones o prohibiciones establecidas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Su propósito principal es dejar registro de la situación, comunicar formalmente la falta y solicitar al trabajador que corrija su comportamiento.
La Dirección del Trabajo señala que el empleador puede amonestar por escrito cuando cuenta con un Reglamento Interno que contemple esta sanción para la infracción correspondiente. Las empresas que ocupan normalmente a diez o más trabajadores permanentes están obligadas a confeccionar dicho reglamento. o del Trabajo establece que las sanciones incluidas en el Reglamento Interno solamente pueden consistir en:
- Amonestación verbal.
- Amonestación escrita.
- Multa de hasta el 25% de la remuneración diaria del trabajador.
El mismo reglamento debe indicar el procedimiento que seguirá la empresa para aplicar estas medidas. do se puede emitir una carta de amonestación?
Una carta de amonestación puede utilizarse cuando existe un incumplimiento concreto, verificable y relacionado con una obligación o prohibición establecida en el Reglamento Interno.
Algunos ejemplos habituales son:
- Atrasos reiterados.
- Ausencias injustificadas.
- Incumplimiento del horario o turno asignado.
- Omisión reiterada del registro de entrada o salida.
- Incumplimiento de procedimientos internos.
- Desobediencia de instrucciones relacionadas con las funciones contratadas.
- Uso inadecuado de equipos o elementos entregados por la empresa.
- Incumplimiento de normas de higiene y seguridad.
- Conductas incompatibles con las obligaciones laborales.
La existencia de una conducta que la empresa considere incorrecta no es suficiente por sí sola. Antes de aplicar la sanción, debe verificarse que la obligación, prohibición y medida disciplinaria correspondiente estén claramente reguladas.
Diez factores que deben considerarse antes de emitirla
1. Revisar el Reglamento Interno
La empresa debe comprobar que la conducta se encuentre contemplada como una infracción y que el reglamento permita aplicar una amonestación escrita.
No es recomendable crear sanciones o procedimientos después de ocurrido el hecho.
2. Identificar claramente el incumplimiento
La carta debe describir un hecho concreto. Expresiones generales como “mala actitud”, “falta de compromiso” o “comportamiento inadecuado” pueden resultar ambiguas si no se acompañan de antecedentes específicos.
3. Reunir antecedentes verificables
Antes de redactar la comunicación, se deben revisar los documentos que permitan respaldar lo ocurrido, por ejemplo:
- Registros de asistencia.
- Reportes de atrasos o ausencias.
- Correos electrónicos.
- Informes de jefatura.
- Registros de turnos.
- Solicitudes de permisos.
- Antecedentes de una investigación interna, cuando corresponda.
4. Respetar el procedimiento interno
El Reglamento Interno debe indicar cómo se aplican las sanciones. La empresa debe respetar ese procedimiento, incluyendo las instancias de comunicación, revisión o reclamación que se hayan establecido. edactar de manera objetiva
La carta debe limitarse a describir los hechos y las normas presuntamente infringidas. Deben evitarse juicios personales, amenazas, descalificaciones o comentarios que no puedan ser respaldados.
6. Aplicar una medida proporcional
La sanción debe guardar relación con la naturaleza, gravedad y reiteración del incumplimiento. También es recomendable considerar las circunstancias particulares del caso y los antecedentes disponibles.
7. Aplicar criterios generales e impersonales
Las medidas de control y las sanciones deben aplicarse de manera general, evitando diferencias arbitrarias entre trabajadores que se encuentren en situaciones equivalentes.
El Código del Trabajo exige que las medidas de control sean idóneas, coherentes con la relación laboral, generales e impersonales, resguardando la dignidad de las personas. creditar la entrega de la carta
Es recomendable conservar un respaldo que permita demostrar que la comunicación fue entregada o puesta a disposición del trabajador.
La firma de recepción puede utilizarse para acreditar que el documento fue recibido. Esto no necesariamente significa que el trabajador esté de acuerdo con su contenido.
9. Diferenciar la carta de la constancia laboral
La Dirección del Trabajo dispone de un trámite denominado “Constancia laboral como empleador”, que permite registrar la versión de la empresa sobre atrasos, incumplimientos contractuales, mal desempeño u otras situaciones.
Esta constancia puede servir como antecedente, pero no reemplaza la entrega de la carta al trabajador ni debe presentarse como una validación automática de los hechos. El sitio oficial de la Dirección del Trabajo describe el trámite como un mecanismo para dejar registro de la versión del empleador. No asumir que varias cartas justifican automáticamente un despido
La acumulación de amonestaciones no transforma automáticamente una conducta en causal de término de contrato.
Cada situación debe analizarse considerando la gravedad de los hechos, su reiteración, las obligaciones contractuales y las causales establecidas en el Código del Trabajo. Ante una controversia, serán los tribunales laborales los que determinen si la causal fue correctamente aplicada.
Por ejemplo, la Dirección del Trabajo señala que los atrasos, incluso cuando son reiterados, no están expresamente establecidos como una causal de término de contrato. debe incluir una carta de amonestación?
Una carta clara y correctamente estructurada debería contener, al menos, los siguientes elementos:
- Lugar y fecha de emisión.
- Nombre o razón social del empleador.
- Nombre completo y cargo del trabajador.
- Fecha, hora y lugar en que ocurrieron los hechos.
- Descripción objetiva y detallada del incumplimiento.
- Antecedentes utilizados para verificar la situación.
- Obligación o disposición del Reglamento Interno infringida.
- Sanción aplicada.
- Conducta que se espera corregir.
- Espacio para acreditar la recepción del documento.
La comunicación debe ser comprensible y suficientemente precisa para que el trabajador pueda identificar qué hecho originó la amonestación.
Ejemplo de carta de amonestación por atraso
Santiago, [fecha]
Señor(a):
[Nombre completo del trabajador]
[Cargo]
Presente
Por medio de la presente, informamos que el día [fecha], de acuerdo con los registros del sistema de control de asistencia de la empresa, usted registró su ingreso a las [hora de ingreso], pese a que el inicio de su jornada se encontraba establecido para las [hora correspondiente].
Esta situación representa un atraso de [cantidad de minutos] y constituye un incumplimiento de lo establecido en el artículo [número] del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa.
Considerando los antecedentes señalados y de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento Interno, la empresa ha resuelto aplicar una amonestación escrita.
Solicitamos adoptar las medidas necesarias para cumplir oportunamente con el horario de trabajo asignado y evitar la reiteración de esta situación.
La presente comunicación deja constancia de los hechos descritos y de la medida adoptada, sin establecer automáticamente consecuencias distintas de las expresamente indicadas.
Atentamente,
[Nombre del representante de la empresa]
[Cargo]
[Empresa]
Recepción del trabajador
Nombre: __________________________
Firma: ___________________________
Fecha: ___________________________
Errores frecuentes al redactar una carta de amonestación
Entre los errores que pueden generar dificultades se encuentran:
- No indicar la fecha o la hora del incumplimiento.
- Utilizar descripciones generales o subjetivas.
- No identificar la norma interna infringida.
- Aplicar una sanción no contemplada en el Reglamento Interno.
- Basarse únicamente en comentarios o antecedentes no verificados.
- Utilizar expresiones amenazantes o discriminatorias.
- Emitir la carta mucho tiempo después del hecho sin explicar la demora.
- Presentar la amonestación como prueba automática de una futura causal de despido.
- No conservar respaldo de la entrega.
- Aplicar criterios diferentes frente a situaciones similares.
Cartas de amonestación y Ley Karin
Las denuncias relacionadas con acoso sexual, acoso laboral o violencia en el trabajo están sujetas a procedimientos especiales de prevención, investigación, resguardo y sanción.
En estos casos, una carta de amonestación no debe utilizarse como sustituto del procedimiento establecido en el Reglamento Interno y en la normativa aplicable. El artículo 154 del Código del Trabajo exige incorporar un protocolo de prevención y un procedimiento específico para estas conductas. portancia del control de asistencia
Cuando una amonestación se relaciona con atrasos, ausencias o incumplimientos de jornada, es fundamental contar con información confiable y trazable.
El artículo 33 del Código del Trabajo establece que el empleador tiene el deber de controlar la asistencia y determinar las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas mediante un libro de asistencia, un reloj control o un sistema electrónico autorizado. ma digital de control de asistencia puede facilitar el acceso a:
- Registros de entrada y salida.
- Información sobre atrasos y ausencias.
- Turnos asignados.
- Alertas para jefaturas.
- Reportes por trabajador, área o sucursal.
- Antecedentes exportables para la gestión de Recursos Humanos.
La plataforma de control de asistencia de Genera permite gestionar marcajes, turnos, alertas y reportes desde un sistema centralizado, además de integrarse con distintos métodos de registro y sistemas de gestión empresarial. ntas frecuentes
¿Es obligatorio dejar la carta registrada en la Dirección del Trabajo?
La Dirección del Trabajo ofrece un trámite para que el empleador deje una constancia con su versión de los hechos. Sin embargo, el sitio oficial no presenta esta constancia como un requisito general para la validez de toda carta de amonestación. puede emitir una carta por atrasos?
Sí, siempre que el Reglamento Interno contemple la obligación de puntualidad, la infracción y la sanción correspondiente. Los registros de asistencia deben permitir identificar objetivamente el atraso.
¿Una carta de amonestación equivale a un despido?
No. Se trata de una sanción disciplinaria distinta. La carta, por sí sola, no pone término al contrato ni convierte automáticamente una conducta en una causal de despido.
¿Varias cartas permiten despedir a un trabajador?
No existe una regla automática basada únicamente en el número de cartas. La empresa debe analizar los hechos, su gravedad, la reiteración y la normativa aplicable. Ante una reclamación, la decisión final corresponderá a los tribunales laborales.
Gestiona los incumplimientos con información confiable
Una gestión laboral ordenada requiere contar con registros verificables, procedimientos internos claros y herramientas que permitan actuar de manera oportuna.
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Este contenido es informativo y no reemplaza la revisión de cada situación por parte de un asesor laboral.
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