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El compliance laboral permite que una empresa identifique, controle y documente sus obligaciones antes de que una diferencia administrativa se transforme en una denuncia, una fiscalización o una multa.
Entre 2022 y 2025, la Dirección del Trabajo realizó 380.380 fiscalizaciones y casi el 30% terminó con la aplicación de multas. Entre las materias más sancionadas estuvieron la falta de documentación, los errores en el registro de asistencia, la ausencia de medios digitales para recibir comunicaciones y las modificaciones contractuales no escrituradas.
Estas cifras muestran que el riesgo no se limita a incumplimientos deliberados. También puede originarse en contratos desactualizados, documentos dispersos, turnos mal configurados o procesos que dependen de planillas y correos individuales.
¿Qué es el compliance laboral?
El compliance laboral es un sistema de prevención y control destinado a asegurar que la empresa cumpla sus obligaciones laborales, previsionales y de seguridad y salud en el trabajo.
Su propósito es mantener alineadas tres dimensiones:
- Documentación: contratos, anexos, reglamentos y políticas.
- Operación: la forma real en que se organizan jornadas, turnos, permisos y pagos.
- Evidencia: los registros que permiten demostrar el cumplimiento.
Un programa de compliance no garantiza que una empresa nunca será sancionada. Sin embargo, ayuda a detectar brechas, asignar responsables y responder con mayor rapidez ante una fiscalización.
1. Contratos y anexos actualizados
El primer control consiste en verificar que todos los trabajadores tengan contratos firmados y que sus condiciones coincidan con la realidad.
La revisión debería considerar:
- Funciones y cargo.
- Lugar de prestación de servicios.
- Sueldo base y bonos contractuales.
- Jornada y distribución semanal.
- Modalidad presencial, remota o híbrida.
- Cambios formalizados mediante anexos.
Además de firmar los documentos, el empleador debe cumplir con su registro electrónico. Los contratos y anexos deben registrarse en Mi DT dentro de los 15 días hábiles siguientes a su celebración o suscripción. El incumplimiento puede ser sancionado.
Mantener un documento firmado en una carpeta interna no reemplaza las obligaciones de registro ante la Dirección del Trabajo.
2. Jornada laboral y control de asistencia
Desde el 26 de abril de 2026, la jornada ordinaria máxima general es de 42 horas semanales. El límite disminuirá a 40 horas el 26 de abril de 2028.
La reducción debe reflejarse en los contratos, anexos, turnos y sistemas de asistencia. No corresponde compensarla disminuyendo la colación ni trasladando trabajo fuera del horario.
El empleador debe controlar la asistencia y determinar las horas ordinarias y extraordinarias mediante un libro, reloj control o sistema electrónico.
Una auditoría debería comprobar:
- Que todos los trabajadores afectos a jornada registren asistencia.
- Que los turnos coincidan con los contratos.
- Que exista un procedimiento para corregir marcaciones.
- Que las horas extraordinarias estén respaldadas.
- Que los registros presenciales y remotos se consoliden.
- Que los atrasos, ausencias y descansos se calculen correctamente.
Los sistemas digitales deben ajustarse a la Resolución Exenta N.º 38. La Dirección del Trabajo mantiene un listado oficial de las plataformas que cumplen esta regulación.
3. Remuneraciones y cotizaciones
El cálculo mensual debe coincidir con las condiciones contractuales y con la información del control de asistencia.
Recursos Humanos debería revisar:
- Sueldo base.
- Gratificación.
- Horas extraordinarias.
- Bonos y comisiones.
- Haberes imponibles y no imponibles.
- Cotizaciones previsionales y de salud.
- Seguro de Cesantía.
- Impuesto Único.
- Licencias, permisos y ausencias.
- Descuentos legales o autorizados.
La liquidación, el archivo bancario, Previred, el Libro de Remuneraciones Electrónico y la contabilidad deberían utilizar información consistente.
Automatizar el proceso reduce la transcripción manual, pero no reemplaza la validación de fórmulas, parámetros y situaciones excepcionales.
4. Reglamento Interno y Ley Karin
Las empresas obligadas a contar con Reglamento Interno deben mantenerlo actualizado y adaptado a su operación.
El documento debería regular los horarios, turnos, obligaciones, prohibiciones, procedimientos disciplinarios, sanciones y normas de higiene y seguridad.
Además, debe incorporar el protocolo de prevención del acoso sexual, laboral y la violencia en el trabajo, junto con el procedimiento de investigación, las medidas de resguardo y las sanciones correspondientes. Estas obligaciones también alcanzan a empresas con menos de diez trabajadores mediante los instrumentos exigidos por la normativa.
No basta con descargar una plantilla. Las reglas deben coincidir con los cargos, riesgos, canales y responsables reales de la organización.
5. Permisos, vacaciones y ausencias
Los permisos gestionados mediante llamadas o mensajes pueden quedar fuera del sistema y terminar registrados como ausencias injustificadas.
Una gestión trazable debe diferenciar:
- Vacaciones.
- Licencias médicas.
- Permisos legales.
- Permisos administrativos.
- Atrasos.
- Salidas anticipadas.
- Ausencias injustificadas.
- Cambios de turno.
- Errores de marcación.
Cada solicitud debería conservar su fecha, responsable de aprobación, estado y documentos adjuntos.
6. Seguridad y salud en el trabajo
El compliance laboral también incluye la prevención de accidentes, enfermedades profesionales y riesgos psicosociales.
Desde el 1 de febrero de 2025 se encuentra vigente el Decreto Supremo N.º 44, que estableció un nuevo marco para la gestión preventiva de los riesgos laborales.
La empresa debería mantener actualizados:
- Identificación de peligros.
- Matriz de riesgos.
- Programas preventivos.
- Capacitaciones.
- Entrega de elementos de protección.
- Procedimientos de emergencia.
- Investigación de incidentes.
- Coordinación con la mutualidad o el ISL.
Estos antecedentes deben revisarse cuando cambian los procesos, equipos, instalaciones o modalidades de trabajo.
7. Término de contratos
Antes de terminar una relación laboral, la empresa debe verificar la causal, los hechos que la respaldan, el estado de las cotizaciones, las vacaciones pendientes y los pagos devengados.
El término también debe registrarse en Mi DT dentro del plazo correspondiente, el cual varía según la causal utilizada.
La existencia de varias amonestaciones no genera automáticamente una causal válida de despido. Cada decisión debe analizarse según los hechos concretos y la normativa aplicable.
¿Qué hacer ante una fiscalización?
Cuando llega un requerimiento de la Dirección del Trabajo, conviene seguir un proceso ordenado:
- Identificar la materia, el período y los trabajadores involucrados.
- Designar a una persona responsable de coordinar la respuesta.
- Reunir contratos, anexos, asistencia, liquidaciones y comprobantes.
- Entregar los antecedentes completos dentro del plazo.
- Explicar cualquier diferencia y corregirla cuando corresponda.
- Conservar respaldo de todo lo enviado.
No exhibir la documentación solicitada fue una de las principales causas de sanción entre 2022 y 2025.
Checklist de compliance laboral
Antes de una auditoría o fiscalización, revisa:
- Contratos y anexos firmados y registrados.
- Funciones, jornadas y turnos actualizados.
- Jornada máxima de 42 horas correctamente aplicada.
- Sistema de asistencia ajustado a la normativa.
- Horas extraordinarias respaldadas.
- Liquidaciones y cotizaciones revisadas.
- Permisos y vacaciones trazables.
- Reglamento Interno actualizado.
- Protocolo de Ley Karin implementado.
- Matriz de riesgos vigente.
- Capacitaciones documentadas.
- Términos de contrato registrados.
- Documentos disponibles para fiscalización.
- Responsables definidos para cada proceso.
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Este contenido es informativo y no reemplaza una auditoría laboral ni la asesoría jurídica aplicable a cada organización.
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