La digitalización del control de asistencia dejó de ser solamente una alternativa para modernizar la gestión de personas en el Estado.
Mediante el Oficio N.º E123145, de 22 de julio de 2025, la Contraloría General de la República instruyó a los órganos de la Administración del Estado y demás entidades sujetas a su fiscalización a reemplazar los libros de asistencia y otros registros en papel por mecanismos tecnológicos, automatizados, objetivos y verificables.
La instrucción alcanza a ministerios, subsecretarías, servicios públicos, gobiernos regionales, municipalidades y otras entidades fiscalizadas por la Contraloría.
El objetivo es contar con registros que permitan acreditar de manera confiable la asistencia, puntualidad, identidad de los funcionarios y uso correcto de los recursos públicos asociados al pago de remuneraciones.
¿Por qué la Contraloría exige digitalizar la asistencia?
La Contraloría señaló que los libros físicos presentan debilidades que han sido detectadas reiteradamente durante sus fiscalizaciones.
Entre ellas se encuentran:
- Errores y omisiones.
- Registros ilegibles.
- Alteraciones posteriores.
- Anotaciones estandarizadas.
- Marcaciones fraudulentas.
- Dificultades para verificar la identidad.
- Falta de información en tiempo real.
- Ministerios y subsecretarías.
- Servicios públicos.
- Secretarías regionales ministeriales.
- Gobiernos regionales.
- Municipalidades.
- Servicios descentralizados.
- Entidades públicas sujetas al control de la Contraloría.
- Tarjetas electrónicas.
- Sistemas biométricos con huella digital.
- Reconocimiento facial.
- Software de control de asistencia en línea.
- Aplicaciones móviles.
- Otros mecanismos automatizados de naturaleza similar.
- El cronograma informado.
- Las razones de cualquier retraso.
- El estado del proceso de contratación.
- La disponibilidad presupuestaria.
- Las medidas transitorias adoptadas.
- Los antecedentes enviados mediante SIAD.
- El cumplimiento efectivo en sedes regionales y locales.
- Relojes físicos en oficinas.
- Aplicaciones móviles para funcionarios en terreno.
- Plataformas web para unidades remotas.
- Métodos especiales para determinados establecimientos.
- El mecanismo debe acreditar confiablemente la identidad.
- La tecnología utilizada debe ser proporcional a la finalidad de controlar la jornada.
- La revisión de atrasos y ausencias.
- La administración de turnos.
- La planificación de dotaciones.
- La preparación de auditorías.
- La trazabilidad de correcciones.
- La generación de reportes.
- La gestión de funcionarios en terreno.
- La disponibilidad de información para las jefaturas.
- La transparencia en el pago de remuneraciones.
Estas deficiencias impiden asegurar adecuadamente la integridad y veracidad de los registros utilizados para controlar el cumplimiento de la jornada.
Por esa razón, la Contraloría concluyó que los libros de asistencia y otros soportes análogos en papel ya no constituyen mecanismos idóneos, eficaces ni aceptables para justificar el uso de fondos públicos vinculado con la asistencia del personal.
¿Qué organismos deben implementar sistemas electrónicos?
La instrucción se dirige a los servicios y órganos de la Administración del Estado y a las demás entidades sometidas a la fiscalización de la Contraloría General de la República.
Esto incluye, entre otros:
La obligación no se limita al nivel central. El informe requerido por el oficio debía considerar también las sedes regionales y locales de cada organismo.
¿Qué sistemas de asistencia pueden utilizarse?
El Oficio N.º E123145 no impone una tecnología o proveedor único. Cada institución debe seleccionar el mecanismo que mejor responda a la naturaleza de sus funciones, lugares de desempeño y características del personal.
Entre las alternativas mencionadas se encuentran:
El sistema elegido debe garantizar la integridad, veracidad, transparencia, confiabilidad y oportunidad de los registros. También debe permitir comprobar la identidad de la persona que realiza la marcación.
Por lo tanto, no basta con reemplazar el libro por una planilla digital. La solución debe generar registros objetivos, trazables y verificables.
El plazo general de implementación ya terminó
El oficio estableció que los organismos debían informar, dentro de 20 días hábiles desde su emisión, qué sistemas de control utilizaban.
Las entidades que no contaban con métodos tecnológicos debían presentar un cronograma para implementarlos durante 2025 o, cuando no existiera disponibilidad presupuestaria, a más tardar durante el primer semestre de 2026.
Considerando que ese período terminó el 30 de junio de 2026, las instituciones que todavía mantienen registros en papel deberían revisar de inmediato:
No encontré una publicación oficial que informe públicamente el nivel total de cumplimiento alcanzado por todas las entidades. Por ello, cada organismo debe verificar su propia situación y los requerimientos particulares que haya recibido.
¿Puede una institución utilizar más de un sistema?
Sí, pero de manera excepcional.
La Contraloría reconoce que dentro de una misma institución podrían coexistir diferentes mecanismos cuando las funciones o lugares de desempeño lo justifiquen.
Por ejemplo, una entidad podría utilizar:
Sin embargo, las diferencias deben estar justificadas mediante un acto administrativo fundado y aplicarse a funcionarios claramente individualizados.
La jerarquía del cargo, por sí sola, no constituye una justificación suficiente para utilizar un sistema diferente, ya que podría afectar el principio de igualdad ante la ley.
ClaveÚnica y georreferenciación
En abril de 2026, la Contraloría emitió el Dictamen N.º D242N26, relacionado con un sistema de asistencia georreferenciado de la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana.
El pronunciamiento concluyó que ClaveÚnica constituye un mecanismo válido para autenticar a los funcionarios en un sistema de control horario. También consideró admisible la georreferenciación utilizada para asociar una marcación con el centro de trabajo correspondiente.
En el caso analizado, la ubicación se obtenía únicamente durante la marcación y no se realizaba un seguimiento permanente del funcionario.
Esto refuerza dos criterios relevantes:
Una institución no está obligada a utilizar biometría si puede cumplir los requisitos mediante otro mecanismo seguro, verificable y adecuado para sus funciones.
Requisitos para elegir una plataforma
Antes de implementar un sistema, la institución debería evaluar:
Identificación confiable
La solución debe reducir la posibilidad de suplantaciones o marcaciones efectuadas por terceros.
Trazabilidad
Cada registro debería indicar quién marcó, cuándo lo hizo, qué tipo de evento registró y desde qué punto autorizado, cuando corresponda.
Integridad de la información
Los datos no deberían poder alterarse sin dejar evidencia de la modificación, su fecha y responsable.
Operación en distintas dependencias
La plataforma debe considerar oficinas centrales, sedes regionales, establecimientos, unidades móviles y funcionarios en terreno.
Continuidad operacional
Debe existir un procedimiento ante cortes de internet, fallas de equipos, interrupciones eléctricas o problemas de autenticación.
Reportes y fiscalización
La institución debe poder obtener rápidamente registros de entradas, salidas, atrasos, ausencias, jornadas y modificaciones.
Seguridad de la información
La solución debe contemplar perfiles de acceso, respaldos, cifrado, conservación de datos y procedimientos frente a incidentes.
Integración
Es recomendable que la asistencia pueda relacionarse con turnos, permisos, vacaciones, remuneraciones y otras plataformas institucionales.
Beneficios para la gestión pública
Además del cumplimiento del oficio, un sistema digital puede mejorar:
La tecnología no elimina la responsabilidad de las autoridades. Las jefaturas continúan obligadas a controlar el cumplimiento de la jornada, revisar las excepciones y adoptar medidas cuando existan registros incompletos o inconsistentes.
Implementación del control de asistencia con Genera
La solución de Control de Asistencia de Genera permite centralizar marcaciones realizadas mediante equipos biométricos, reconocimiento facial, tarjetas, aplicación móvil y reloj virtual.
La plataforma permite administrar turnos, atrasos, ausencias, horas trabajadas y horas extraordinarias desde una base centralizada, facilitando la gestión de distintas dependencias y personal en terreno.
Antes de contratar cualquier solución, cada organismo debe verificar que sus características técnicas, administrativas, presupuestarias y de seguridad respondan al Oficio N.º E123145 y a las condiciones particulares de su operación.
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Este contenido es informativo y no reemplaza la revisión jurídica, administrativa, técnica ni presupuestaria que corresponde efectuar a cada organismo público.
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