El registro de asistencia permite determinar cuándo comienza y termina la jornada de cada trabajador, cuántas horas prestó servicios y si existen atrasos, ausencias u horas extraordinarias.
Aunque el trabajador es quien debe efectuar personalmente sus marcaciones, la responsabilidad legal de implementar y administrar correctamente el sistema corresponde al empleador.
El artículo 33 del Código del Trabajo establece que el empleador debe controlar la asistencia y determinar las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas. Para cumplir esta obligación puede utilizar un libro de asistencia, un reloj control con tarjetas o un sistema electrónico de registro.
Por lo tanto, la empresa no puede limitarse a instalar un reloj o entregar acceso a una aplicación. También debe asegurarse de que el sistema sea adecuado, esté correctamente configurado y permita obtener información confiable sobre la jornada laboral.
¿Quién es responsable del registro de asistencia?
La responsabilidad principal corresponde al empleador.
La Dirección del Trabajo indica que es el empleador quien debe preocuparse de que el mecanismo seleccionado sea utilizado correctamente por su personal. Para ello puede adoptar medidas de organización, administración y supervisión dentro de las facultades que le reconoce la relación laboral.
Entre sus principales responsabilidades se encuentran:
- Seleccionar un sistema que cumpla la normativa.
- Mantenerlo disponible y correctamente configurado.
- Incorporar los contratos, jornadas y turnos vigentes.
- Capacitar a los trabajadores sobre su uso.
- Establecer procedimientos frente a errores o fallas.
- Revisar marcaciones incompletas o inconsistentes.
- Conservar los registros y comprobantes.
- Mantener la información disponible para fiscalización.
- Integrar correctamente los datos con remuneraciones.
Si el sistema no funciona, los turnos están mal configurados o las marcaciones no se conservan adecuadamente, la empresa no puede trasladar toda la responsabilidad a los trabajadores.
¿Qué responsabilidad tiene el trabajador?
Aunque el empleador administra el sistema, cada trabajador debe registrar personalmente su asistencia.
La Dirección del Trabajo señala que no corresponde que el empleador, una jefatura, un guardia o la persona encargada del acceso marque la entrada o salida en nombre del trabajador. La marcación debe ser efectuada directamente por la persona que inicia o termina su jornada.
El trabajador debería:
- Marcar su entrada al comenzar la jornada.
- Registrar su salida al terminar las labores.
- Utilizar únicamente su propia tarjeta, usuario o identificación.
- Informar oportunamente una marcación fallida.
- Solicitar la corrección mediante el procedimiento establecido.
- Evitar prestar credenciales o claves.
- Revisar sus comprobantes cuando estén disponibles.
- Cumplir las instrucciones incorporadas en el Reglamento Interno.
La empresa puede regular estas obligaciones en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad y aplicar las sanciones previamente contempladas cuando exista un incumplimiento debidamente acreditado.
¿Todos los trabajadores deben marcar asistencia?
Como regla general, deben registrar asistencia las personas sujetas a una jornada laboral determinada.
No tienen que marcar quienes se encuentren válidamente excluidos de la limitación de jornada, como gerentes, administradores, apoderados con facultades de administración y trabajadores que presten servicios sin fiscalización superior inmediata debido a la naturaleza de sus funciones.
El nombre del cargo no es suficiente para aplicar la exclusión. Una persona denominada “jefe”, “supervisor” o “cargo de confianza” puede continuar afecta a jornada cuando en la práctica debe cumplir horarios y recibe supervisión directa.
Por esa razón, la empresa debe revisar las funciones reales antes de excluir a una persona del registro.
¿Debe marcarse la hora de colación?
La Dirección del Trabajo señala que, como regla general, basta con registrar la hora precisa de ingreso y salida de la jornada. No resulta obligatorio marcar el inicio y término de la colación.
Sin embargo, el empleador puede establecer la obligación de registrar la salida y el regreso de colación cuando así lo determina dentro de sus procedimientos y lo incorpora en el Reglamento Interno.
En cualquier caso, el período de colación no se considera parte de la jornada ordinaria, salvo situaciones especiales reguladas por la normativa.
¿Puede el empleador corregir una marcación?
El empleador no puede alterar libremente los registros ni modificar una marcación para aumentar las horas trabajadas o perjudicar al trabajador.
Sin embargo, puede existir la necesidad de corregir o complementar información cuando ocurre, por ejemplo:
- Un olvido de marcación.
- Una falla eléctrica.
- Un problema del dispositivo.
- Una salida anticipada autorizada.
- Una licencia médica recibida posteriormente.
- Un permiso que aún no había sido ingresado.
- Un error en la asignación del turno.
Las modificaciones deben realizarse mediante los mecanismos autorizados, mantener trazabilidad e informar o solicitar la validación del trabajador cuando corresponda. La adulteración o sustitución arbitraria de las marcaciones continúa prohibida.
La empresa debería contar con un flujo formal que indique quién solicita la corrección, qué antecedentes la respaldan, quién la aprueba y cómo queda registrada.
¿Qué sistema puede utilizar el empleador?
El artículo 33 permite llevar:
- Un libro de asistencia.
- Un reloj control con tarjetas.
- Un sistema electrónico de registro.
Como regla general, cada empleador debe mantener un solo sistema de registro y control de asistencia. Esto no impide que una plataforma electrónica admita distintos métodos de marcación, como reloj físico, aplicación móvil o reloj virtual, siempre que todos formen parte del mismo sistema centralizado.
Desde el 9 de mayo de 2024, los sistemas electrónicos deben ajustarse a las exigencias técnicas y jurídicas de la Resolución Exenta N.º 38. Antes de contratar una plataforma, la empresa debe verificar que aparezca en el listado de sistemas autorizados por la Dirección del Trabajo.
La autorización se entrega al sistema, pero el empleador sigue siendo responsable de utilizarlo correctamente.
Errores frecuentes de las empresas
Entre los principales errores relacionados con el registro de asistencia se encuentran:
- Suponer que toda la responsabilidad corresponde al trabajador.
- Permitir que una jefatura marque por otra persona.
- Utilizar un sistema electrónico no autorizado.
- Mantener turnos que no coinciden con los contratos.
- Usar planillas paralelas sin trazabilidad.
- Corregir registros sin respaldo.
- Descontar una ausencia sin revisar licencias o permisos.
- Confundir el control de acceso con el control de asistencia.
- Exigir marcación a trabajadores válidamente excluidos de jornada.
- No disponer de un procedimiento frente a fallas.
- Incorporar directamente todas las diferencias en remuneraciones.
- No mantener los comprobantes disponibles.
Cómo asegurar un uso correcto del sistema
Para cumplir adecuadamente con la obligación, la empresa debería seguir estos pasos:
- Identificar qué trabajadores están sujetos a jornada.
- Revisar que los contratos y turnos estén actualizados.
- Elegir un sistema autorizado.
- Informar claramente cuándo y cómo se debe marcar.
- Entregar credenciales personales e intransferibles.
- Establecer alternativas ante fallas técnicas.
- Implementar un flujo de correcciones.
- Revisar las incidencias antes de aplicar descuentos.
- Validar las horas extraordinarias antes del cierre.
- Mantener los registros disponibles para los trabajadores y la fiscalización.
El sistema debe ubicarse o estar disponible de manera que la persona pueda registrar su ingreso y salida en el momento en que efectivamente comienza o termina sus funciones.
Preguntas frecuentes
¿La responsabilidad es del empleador o del trabajador?
La obligación legal de llevar y administrar correctamente el registro corresponde al empleador. El trabajador tiene la obligación personal de efectuar sus marcaciones.
¿Puede un supervisor marcar por su equipo?
No. Cada trabajador debe registrar personalmente su entrada y salida.
¿Es obligatorio utilizar un sistema digital?
No en todos los casos. El Código del Trabajo también admite el libro de asistencia y el reloj control con tarjetas. Cuando se utiliza una plataforma electrónica, debe cumplir la Resolución Exenta N.º 38.
¿Quién responde si el reloj no funciona?
El empleador debe disponer de procedimientos y alternativas que permitan registrar o regularizar la jornada. El trabajador debe informar la falla oportunamente y seguir el procedimiento interno.
¿Se puede sancionar a una persona por no marcar?
Puede aplicarse una medida cuando la obligación y la sanción se encuentran reguladas en el Reglamento Interno y se respeta el procedimiento correspondiente. Antes de sancionar deben revisarse fallas, permisos y demás antecedentes.
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Este contenido es informativo y no reemplaza la revisión laboral aplicable a cada organización.
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