La Ley N.º 21.327 modernizó el funcionamiento de la Dirección del Trabajo y trasladó una parte importante de su relación con trabajadores, empleadores y organizaciones sindicales hacia canales digitales.
Desde su entrada en vigencia, las empresas deben prestar mayor atención al registro electrónico de contratos y términos laborales, mantener actualizados sus medios de contacto y disponer de documentación organizada para responder ante comunicaciones o fiscalizaciones.
La modernización no significa que todos los procedimientos internos deban realizarse exclusivamente mediante software. Sin embargo, aumenta la necesidad de contar con información laboral actualizada, trazable y disponible.
¿Qué es la Ley N.º 21.327?
La Ley N.º 21.327 fue publicada el 30 de abril de 2021 y entró plenamente en vigencia el 1 de octubre de ese año.
Su objetivo fue actualizar los sistemas de gestión, fiscalización, mediación y atención de la Dirección del Trabajo, incorporando herramientas tecnológicas y fortaleciendo los canales digitales utilizados por el organismo.
Entre sus principales cambios se encuentran:
- Comunicaciones y notificaciones electrónicas.
- Registro digital de contratos y términos laborales.
- Mayor acceso de la Dirección del Trabajo a documentación electrónica.
- Modernización de los procedimientos de fiscalización.
- Nuevos criterios para clasificar y determinar multas.
- Atención especializada para empresas de menor tamaño.
- Notificaciones.
- Citaciones.
- Comunicaciones.
- Requerimientos.
- Resoluciones relacionadas con procedimientos laborales.
- Nombre y RUT del trabajador.
- Fecha de inicio.
- Cargo y funciones.
- Tipo de contrato.
- Sueldo base y otras remuneraciones.
- Jornada y distribución.
- Lugar de prestación.
- Modalidad presencial, remota o híbrida.
- Fecha y contenido de los anexos.
- Carta de término.
- Causal legal.
- Fecha de separación.
- Registro en Mi DT.
- Estado de las cotizaciones.
- Finiquito.
- Pago de remuneraciones e indemnizaciones.
- Contratos y anexos.
- Registros de asistencia.
- Turnos.
- Liquidaciones de sueldo.
- Comprobantes de pago.
- Cotizaciones previsionales.
- Vacaciones y permisos.
- Reglamentos y protocolos.
- Cartas de aviso y finiquitos.
- Libro de asistencia.
- Reloj control con tarjetas.
- Sistema electrónico autorizado.
- Naturaleza de la infracción.
- Afectación de los derechos laborales.
- Cantidad de trabajadores perjudicados.
- Conducta del empleador.
- Tamaño de la empresa.
- Reincidencia y circunstancias particulares.
- Correo electrónico actualizado en Mi DT.
- Responsables de revisar las notificaciones.
- Contratos registrados dentro del plazo.
- Anexos correctamente informados.
- Términos de contrato registrados.
- Coincidencia entre documentos y operación.
- Documentación laboral centralizada.
- Registros disponibles para fiscalización.
- Perfiles y accesos actualizados.
- Procedimiento frente a una indisponibilidad del sistema.
- Respaldo de cada trámite efectuado.
- Capacitación del equipo de Recursos Humanos.
Comunicaciones electrónicas con la Dirección del Trabajo
Los empleadores, trabajadores, organizaciones sindicales y demás usuarios que se relacionan con la Dirección del Trabajo deben registrar un correo electrónico u otro medio digital habilitado.
La Dirección del Trabajo puede utilizar esa casilla para enviar:
El correo registrado se considera vigente mientras no sea modificado en el portal Mi DT. Por ello, la empresa debe evitar mantener direcciones asociadas a personas que ya no trabajan en la organización o casillas que no se revisan periódicamente.
Cuando una persona carece justificadamente de medios electrónicos o no tiene acceso regular a ellos, puede solicitar una forma diferente de comunicación en los casos permitidos por la normativa.
Registro Electrónico Laboral
Uno de los cambios más relevantes fue la creación y fortalecimiento del Registro Electrónico Laboral, disponible en Mi DT.
El empleador debe registrar los contratos de trabajo y las modificaciones acordadas dentro de los 15 días siguientes a su celebración o suscripción. El registro debe reflejar las condiciones efectivamente pactadas, como funciones, remuneración, jornada y lugar de prestación.
Esto implica que no basta con mantener el contrato o anexo firmado dentro de los archivos de la empresa. También debe cumplirse la obligación de registrarlo ante la Dirección del Trabajo.
Antes de efectuar el registro, Recursos Humanos debería comprobar:
Los datos ingresados en Mi DT deben coincidir con los documentos firmados y con las condiciones reales en que se prestan los servicios.
Registro del término del contrato
El empleador también debe registrar el término de la relación laboral, indicando la fecha y la causal invocada.
El plazo no es idéntico para todas las causales. Puede variar según se trate de renuncia, vencimiento del plazo, conclusión de una obra, causales disciplinarias o necesidades de la empresa.
Cuando se aplica el artículo 161 del Código del Trabajo, el registro debe coordinarse con el envío de la carta de aviso correspondiente.
Una correcta gestión requiere mantener alineados:
Fiscalización y documentación electrónica
La modernización amplió las posibilidades de fiscalización y permitió que la Dirección del Trabajo acceda electrónicamente a documentación laboral y de seguridad social.
Esto facilita la revisión de contratos, anexos, registros, liquidaciones y otros antecedentes sin depender exclusivamente de una visita presencial.
Por esta razón, las empresas deberían poder localizar rápidamente:
Digitalizar documentos no consiste solamente en almacenar archivos PDF. También requiere definir responsables, permisos, versiones, plazos de conservación y procedimientos para entregar la información solicitada.
¿La ley obliga a digitalizar el control de asistencia?
No. La Ley N.º 21.327 no eliminó el libro de asistencia ni estableció que todas las empresas deban utilizar relojes electrónicos.
El Código del Trabajo permite controlar la asistencia mediante:
Cuando el empleador utiliza un sistema electrónico, este debe ajustarse a la Resolución Exenta N.º 38 de la Dirección del Trabajo. Además, como regla general, cada empleador debe mantener un solo sistema de registro, aunque la plataforma permita utilizar relojes físicos, aplicaciones móviles o marcación web.
La digitalización puede facilitar la trazabilidad, pero la empresa continúa siendo responsable de configurar correctamente las jornadas, revisar las incidencias y conservar los registros.
Nuevos criterios para las multas
La modernización también estableció criterios para clasificar las infracciones como leves, graves o gravísimas.
Para determinar la sanción pueden considerarse:
Por lo tanto, no existe un monto único aplicable a todos los incumplimientos.
Mantener documentación organizada no garantiza que una empresa no sea sancionada, pero ayuda a demostrar sus actuaciones, identificar errores y responder oportunamente.
Checklist para empleadores
Para cumplir adecuadamente con la Ley N.º 21.327, conviene revisar:
Cuando el Registro Electrónico Laboral no está disponible por problemas técnicos, la Dirección del Trabajo permite solicitar un certificado de indisponibilidad como respaldo ante una eventual revisión.
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Este contenido es informativo y no reemplaza una auditoría laboral ni la asesoría jurídica aplicable a cada organización.
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