La gestión de personas comprende numerosos procesos: contratos, asistencia, turnos, remuneraciones, vacaciones, permisos, documentos, evaluaciones y comunicaciones internas.
Cuando cada tarea se administra mediante una plataforma distinta, archivos locales o cadenas de correos, aumenta la dificultad para encontrar información, mantenerla actualizada y comprobar quién realizó cada acción.
Una plataforma digital para la gestión de personas permite centralizar estos procesos, reducir tareas repetitivas y entregar mayor autonomía a colaboradores, jefaturas y Recursos Humanos.
Sin embargo, digitalizar no consiste simplemente en convertir formularios impresos en archivos PDF. Requiere revisar los procedimientos, definir responsables y utilizar herramientas que se adapten a la operación real de la empresa.
¿Qué es una plataforma digital de gestión de personas?
Es un software que permite administrar diferentes procesos laborales y de Recursos Humanos desde un entorno centralizado.
Dependiendo de los módulos habilitados, puede utilizarse para:
- Registrar asistencia y gestionar turnos.
- Calcular remuneraciones.
- Crear y firmar documentos laborales.
- Administrar vacaciones y permisos.
- Entregar liquidaciones y documentos.
- Controlar accesos y visitas.
- Gestionar selección y desempeño.
- Aplicar encuestas de clima laboral.
Genera organiza sus soluciones en tres áreas: Gestión de Personas, Eficiencia y Seguridad, y Cultura y Desarrollo Organizacional. La plataforma es modular, por lo que una empresa puede comenzar con asistencia o remuneraciones y agregar nuevas herramientas posteriormente.
1. Centraliza la información de Recursos Humanos
Uno de los principales beneficios es disminuir la dispersión de documentos y registros.
En lugar de mantener una planilla para asistencia, otra para vacaciones y carpetas independientes para contratos y liquidaciones, la empresa puede relacionar la información dentro de una misma plataforma.
Esto facilita la consulta de:
- Datos contractuales.
- Marcaciones y turnos.
- Movimientos de remuneraciones.
- Contratos y anexos.
- Solicitudes internas.
- Historiales por trabajador.
- Evaluaciones y encuestas.
Centralizar no significa que todas las personas puedan ver toda la información. La plataforma debe permitir configurar perfiles, permisos y atribuciones según las responsabilidades de cada usuario.
2. Reduce tareas manuales y duplicaciones
Muchas tareas administrativas requieren ingresar los mismos datos en distintos sistemas.
Por ejemplo, una ausencia puede registrarse primero en un correo, después en una planilla de asistencia y finalmente en el software de remuneraciones.
Una plataforma integrada permite que la información avance por flujos previamente definidos, reduciendo la necesidad de volver a digitarla.
Esto puede aplicarse a procesos como:
- Solicitudes de vacaciones.
- Permisos.
- Horas extraordinarias.
- Correcciones de marcación.
- Firma de anexos.
- Cambios contractuales.
- Cálculo de remuneraciones.
La automatización no elimina la revisión humana. Recursos Humanos debe validar las incidencias, comprobar los antecedentes y revisar los resultados antes de aplicar descuentos o efectuar pagos.
3. Mejora la trazabilidad de los procesos
Los correos y acuerdos verbales dificultan comprobar cuándo se realizó una solicitud, quién debía aprobarla y qué decisión fue adoptada.
Una plataforma digital puede mantener un historial con:
- Fecha de ingreso.
- Persona solicitante.
- Responsable de aprobación.
- Estado.
- Documentos adjuntos.
- Comentarios.
- Fecha de resolución.
- Modificaciones posteriores.
Genera permite configurar workflows de solicitudes con responsables, niveles de aprobación y seguimiento, además de gestionar vacaciones y permisos desde la versión web o la aplicación móvil.
Esta trazabilidad facilita la atención de consultas y ayuda a reconstruir los procesos ante una revisión interna.
4. Facilita el control de asistencia y los turnos
Una plataforma de asistencia permite centralizar entradas, salidas, atrasos, ausencias y horas extraordinarias.
Las marcaciones pueden obtenerse mediante:
- Relojes físicos.
- Huella digital.
- Reconocimiento facial.
- Tarjetas.
- Aplicación móvil.
- Reloj virtual.
- Escaneo de cédula.
Después, el sistema relaciona los registros con los turnos configurados para detectar diferencias.
Genera permite administrar distintos medios de marcación, consultar reportes e integrar información con sistemas ERP.
El empleador sigue siendo responsable de mantener actualizados los horarios y revisar permisos, licencias o fallas técnicas antes de procesar una incidencia.
5. Ordena el proceso de remuneraciones
El cálculo mensual reúne información contractual, asistencia, bonos, comisiones, descuentos, cotizaciones e impuestos.
Un software de remuneraciones permite administrar estos antecedentes y generar liquidaciones, finiquitos y reportes de cierre.
También puede facilitar la preparación de archivos para bancos, Previred y otros procesos administrativos.
La plataforma de Genera permite gestionar nóminas, deducciones, bonos, horas extraordinarias y finiquitos, con distintos niveles de acceso para los usuarios.
La automatización ayuda a ordenar el proceso, pero las fórmulas y parámetros deben mantenerse actualizados y revisarse antes del pago.
6. Digitaliza contratos y documentos laborales
Los documentos impresos pueden extraviarse, quedar pendientes de firma o mantenerse distribuidos entre distintas carpetas.
La gestión documental permite:
- Crear documentos.
- Enviarlos a firma.
- Consultar su estado.
- Almacenar las versiones finales.
- Mantener un historial del flujo.
- Disponibilizarlos para los trabajadores.
Genera incorpora firma electrónica y gestión documental con trazabilidad, permitiendo enviar, firmar y almacenar contratos, anexos y otros documentos en línea.
Digitalizar los documentos no reemplaza las obligaciones de registro ante la Dirección del Trabajo cuando estas sean aplicables.
7. Entrega mayor autonomía a los colaboradores
Mediante un portal o aplicación, los trabajadores pueden acceder directamente a determinados antecedentes sin solicitar cada documento a Recursos Humanos.
Entre las funciones disponibles pueden encontrarse:
- Consulta de liquidaciones.
- Acceso a contratos y anexos.
- Revisión de solicitudes.
- Descarga de documentos.
- Solicitud de vacaciones.
- Consulta de marcaciones.
- Acceso a comunicaciones internas.
El Portal del Colaborador de Genera concentra documentos y gestiones del equipo en un entorno individual.
El autoservicio no reemplaza la atención de Recursos Humanos. Su finalidad es simplificar trámites frecuentes y reservar la atención personalizada para situaciones que requieren análisis.
8. Apoya la gestión del talento y el clima laboral
Una plataforma de Recursos Humanos también puede incluir procesos relacionados con selección, desempeño y clima.
Estas herramientas permiten:
- Organizar postulaciones.
- Definir evaluaciones.
- Registrar objetivos.
- Realizar seguimiento.
- Aplicar encuestas.
- Comparar resultados.
- Identificar áreas de mejora.
Genera ofrece módulos para selección de personal, gestión del desempeño y encuestas de clima, permitiendo analizar información por equipos, áreas o períodos.
La tecnología organiza los datos, pero las mejoras dependen de las conversaciones, decisiones y planes de acción implementados por la empresa.
¿Cómo elegir una plataforma?
Antes de contratar una solución, conviene evaluar:
- Procesos que se desean digitalizar.
- Cantidad de trabajadores.
- Número de sucursales.
- Modalidades de trabajo.
- Integraciones necesarias.
- Perfiles de acceso.
- Seguridad y respaldo.
- Soporte técnico.
- Posibilidad de incorporar nuevos módulos.
- Facilidad de uso para colaboradores y jefaturas.
La mejor plataforma no es necesariamente la que incluye más funciones, sino la que resuelve los problemas prioritarios y puede crecer junto con la organización.
Digitaliza la gestión de personas con Genera
Genera permite centralizar asistencia, remuneraciones, documentos, solicitudes, accesos, selección, desempeño y clima laboral mediante módulos que pueden incorporarse progresivamente.
Solicita una demostración y conoce qué soluciones pueden ayudarte a ordenar y digitalizar la gestión de personas de tu organización.
Las funcionalidades disponibles dependen de los módulos contratados, las integraciones y la configuración definida por cada empresa.
Agencia Oniric