La Ley N.º 21.327 modernizó la relación entre empleadores, trabajadores y la Dirección del Trabajo mediante comunicaciones digitales, fiscalizaciones electrónicas y un registro centralizado de información laboral.
Para implementar estas obligaciones se dictó el Decreto Supremo N.º 14 de 2023, que actualmente regula el Registro Electrónico Laboral y reemplazó al reglamento original de 2021.
Esto significa que las empresas deben mantener determinados antecedentes actualizados en Mi DT, además de conservar contratos, liquidaciones, comprobantes y demás documentos que permitan respaldar la información registrada.
¿Qué es el Registro Electrónico Laboral?
El Registro Electrónico Laboral, conocido como REL, es el conjunto ordenado de datos que los empleadores deben ingresar y mantener actualizados en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo.
Actualmente incluye módulos para:
- Contratos de trabajo.
- Anexos o modificaciones contractuales.
- Términos de contrato.
- Comité Bipartito de Capacitación.
- Libro de Remuneraciones Electrónico.
- Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
El registro no reemplaza todos los documentos laborales internos. Su función es informar determinados datos a la autoridad. La empresa debe continuar conservando los contratos, anexos, comprobantes y demás antecedentes que respalden lo declarado.
Registro de los contratos de trabajo
El empleador debe registrar los contratos vigentes, incluyendo la individualización de las partes y las estipulaciones mínimas de la relación laboral.
Entre los antecedentes que deben revisarse se encuentran:
- Nombre y RUT del empleador.
- Identificación del trabajador.
- Fecha de inicio.
- Tipo y duración del contrato.
- Cargo o funciones.
- Lugar de prestación de servicios.
- Sueldo base y demás remuneraciones.
- Jornada y distribución.
- Modalidad presencial, remota o híbrida.
Los contratos deben registrarse dentro de los 15 días siguientes a su celebración. Esta obligación también alcanza a contratos antiguos que continúan vigentes, aunque su registro tardío pueda considerarse fuera del plazo legal.
Antes de ingresar la información, Recursos Humanos debería comprobar que los datos coincidan con el documento firmado y con las condiciones reales en que se prestan los servicios.
Registro de anexos y modificaciones
Las modificaciones contractuales también deben ser registradas dentro de los 15 días siguientes a su suscripción.
Esto puede incluir cambios relacionados con:
- Funciones.
- Remuneraciones.
- Jornada.
- Distribución horaria.
- Lugar de trabajo.
- Modalidad de teletrabajo.
- Beneficios contractuales.
- Duración del contrato.
Para registrar un anexo, el contrato original debe encontrarse previamente ingresado en el REL.
Un error frecuente es firmar el anexo y almacenarlo en la carpeta laboral, pero no informarlo en Mi DT. Mantener el documento firmado no sustituye la obligación de registro.
Registro del término del contrato
El empleador debe informar la terminación de la relación laboral, identificando a las partes, la fecha de inicio, la fecha de término y la causal invocada.
El plazo depende de la causal aplicada. Por ello, Recursos Humanos debe coordinar correctamente:
- Carta de aviso.
- Causal legal.
- Fecha de separación.
- Registro en Mi DT.
- Cotizaciones previsionales.
- Finiquito.
- Remuneraciones e indemnizaciones pendientes.
La obligación del REL consiste en registrar los datos del término. No significa que deba cargarse necesariamente el finiquito ratificado ante ministro de fe dentro de este módulo.
Libro de Remuneraciones Electrónico
Los empleadores con cinco o más trabajadores deben presentar mensualmente el Libro de Remuneraciones Electrónico.
El registro debe realizarse durante los primeros 15 días hábiles del mes siguiente al pago e informar, entre otros antecedentes:
- Haberes imponibles y tributables.
- Haberes no imponibles.
- Cotizaciones.
- Impuesto Único.
- Descuentos.
- Aportes del empleador.
- Total líquido.
Los valores deben coincidir con las liquidaciones, los archivos bancarios, Previred y los registros contables. Una clasificación incorrecta de bonos, asignaciones o descuentos puede generar diferencias laborales, previsionales y tributarias.
Comités Bipartitos y Comités Paritarios
El reglamento también contempla información relacionada con el Comité Bipartito de Capacitación y el Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
Cuando exista la obligación de constituirlos, la empresa debe registrar los antecedentes correspondientes dentro del plazo aplicable.
En el caso del Comité Paritario, el registro considera datos sobre los representantes del empleador y de los trabajadores, titulares y suplentes, además de información contenida en el acta de elección.
Estos módulos permiten que la Dirección del Trabajo disponga de información actualizada sobre la constitución y composición de los comités.
Correo electrónico registrado en Mi DT
La Ley N.º 21.327 también estableció las comunicaciones electrónicas con la Dirección del Trabajo.
Empleadores y organizaciones sindicales deben registrar un correo corporativo en Mi DT. Esa dirección se considera domicilio digital para notificaciones, citaciones y demás comunicaciones del organismo.
Por esta razón, no debería utilizarse exclusivamente el correo personal de un trabajador de Recursos Humanos. Si esa persona deja la empresa, podrían perderse requerimientos importantes.
Es recomendable utilizar una casilla institucional, asignar responsables para revisarla y mantener un procedimiento de reemplazo durante vacaciones o ausencias.
¿La Ley N.º 21.327 obliga a utilizar asistencia electrónica?
No. El Reglamento del Registro Electrónico Laboral no obliga por sí solo a reemplazar el libro de asistencia por un reloj digital.
El empleador puede utilizar los mecanismos permitidos por el Código del Trabajo. Cuando elige un sistema electrónico, este debe cumplir una regulación distinta: la Resolución Exenta N.º 38 de la Dirección del Trabajo.
Por lo tanto, deben distinguirse dos procesos:
- Registro Electrónico Laboral: contratos, anexos, términos, remuneraciones y comités.
- Control de asistencia: marcaciones, jornadas, turnos y horas trabajadas.
Ambos pueden relacionarse, pero responden a obligaciones diferentes.
Errores frecuentes de los empleadores
Entre los principales problemas se encuentran:
- Mantener contratos firmados, pero no registrados.
- Ingresar anexos sin registrar previamente el contrato.
- Utilizar datos distintos entre Mi DT y la documentación interna.
- Mantener correos asociados a personas que ya no trabajan en la empresa.
- Registrar tardíamente el término del contrato.
- Confundir el registro del término con la carga del finiquito.
- Presentar el Libro de Remuneraciones con diferencias.
- No registrar los comités obligatorios.
- Suponer que digitalizar documentos garantiza el cumplimiento.
- Confundir el REL con el control electrónico de asistencia.
Ambos pueden relacionarse, pero responden a obligaciones diferentes.
Checklist para Recursos Humanos
Para mantener el Registro Electrónico Laboral actualizado, conviene revisar:
- Contratos registrados dentro del plazo.
- Anexos correctamente informados.
- Datos coherentes con las condiciones reales.
- Términos registrados según su causal.
- Libro de Remuneraciones presentado mensualmente.
- Comités registrados cuando corresponda.
- Correo corporativo vigente en Mi DT.
- Responsables internos definidos.
- Comprobantes de cada trámite almacenados.
- Documentación disponible ante una fiscalización.
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Este contenido es informativo y no reemplaza una auditoría laboral ni la asesoría jurídica aplicable a cada empresa.
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